BI-System für das Berichtswesen und Planung im KonzernControlling

Die Aufgabe

Ausgangspunkt für die Rödl & Partner GBR mit Sitz in Nürnberg war die Verbesserung der IT-Unterstützung im Konzerncontrolling. Die Prozesse für Berichtswesen und Planung sollten besser und automatisierter unterstützt werden. Auch Ausgangspunkt für die Rödl & Partner GBR mit Sitz in Nürnberg war die Verbesserung der IT-Unterstützung im Konzerncontrolling. Die Prozesse für Berichtswesen und Planung sollten besser und automatisierter unterstützt werden. Auch sollten die bisher verwendeten BI-Systeme abgelöst und durch eine zukunftssichere Software-Lösung ersetzt werden.

Die erste Aufgabe bestand in der Erarbeitung der BI-Strategie und der daraus abgeleiteten Zielsetzung von BI im strategischen Rahmen von Finanzen und Controlling. Insbesondere sollten kleine Insel-Lösungen und Excel-basierte Anwendungen in einer gemeinsamen Anwendung integriert werden.

Daran anschließend erfolgte eine Machbarkeitsanalyse, eine Fach- und IT-Konzeption für die erste Phase der Umsetzung im Bereich Konzerncontrolling sowie eine Risikoanalyse und -bewertung.

Im Anschluss erfolgte die Integrationsplanung heterogener IT-Infrastruktur mit dem Ziel der Standardisierung und Vereinheitlichung der Systeme und Anwendungen. Die notwendigen Organisationanpassungen wurden eingeleitet. Im Rahmen der Umsetzung wurden die für eine zentrale Datenhaltung notwendigen Datenmodelle entwickelt und darauf aufbauend Berichtswesen und Planung neu positioniert.

Die Lösung

Die Lösung bestand aus mehreren eng miteinander verzahnten Modulen, für die die IT-Architektur geplant und anschließend umgesetzt wurde.

  • Im ersten Schritt wurde die ETL-Schicht für den Datenimport aus den verschiedenen operativen Systemen (Buchhaltung, Personal, Leistungserfassung etc.) aufgebaut. Herausforderung war hier der Abgleich der Daten aus den unterschiedlichsten, teilweise redundanten Systemen.
  • Um die Stammdaten über die verschiedenen Systeme zu synchronisieren, wurde ein zentrales Stammdatenmanagement (MDM – Master Data Management) eingeführt, welches in einer modernen Webanwendung auf Basis des PHP Frameworks Symfony umgesetzt wurde.
  • Die Daten aus den OLTP –Systemen wurden in DWH Staging Layer konsistenzgeprüft und anschließend im Core DWH, Data Mart und Reporting Layer persistent und konsistent gespeichert. Hierzu mussten auch die Daten aus der alten BI-Lösung übernommen/migriert werden, um die für die Geschäftsleitung relevanten Daten über mehrere Jahre der Vergangenheit hinweg zu erhalten.
  • Die Anforderungen der Anwender nach einem flexiblen Berichtswesen erforderte auch ein Historisierungskonzept. Dieses ermöglicht, die im DWH vorgehaltenen Daten für Berichte sowohl nach aktuellen wie auch nach historischen Strukturen zu erstellen, um eine bessere Vergleichbarkeit der Daten zu erreichen.
  • Eine systemunabhängige Umlagerechnung wurde auf Basis des BI-Systems aufgebaut und in die Controlling-Prozesse integriert.
  • Für die Verarbeitung der Daten wurde eine Job-Steuerung eingeführt, die es den Anwendern ermöglicht, Daten über eine Webanwendung in das System zu importieren. Dadurch konnten die Datenzuflüsse ins DWH kontrolliert und eine Qualitätssicherung für die Daten erreicht werden. Dazu wurde mit den Checkberichten eine dynamische Berichtssystematik im Web-Frontend entwickelt, die es in standardisierten Berichten ermöglicht, individuelle SQL-Statements zu integrieren. Dadurch konnten durch die Anwender selbst individuelle Prüfungen auf Datenbank- oder Berichtsebene durchgeführt werden.
  • Für den Zeitraum bis zur Auswahl eines der klassischen BI-Frontend-Werkzeuge wurde ein Berichtswesen mit MS-Excel realisiert. Die Erstellung und Versendung der verschiedenen Berichte wurde über eine „Drucksteuerung“ automatisiert, um den Reporting-Aufwand für das Controlling deutlich zu reduzieren. Die implementierte Reporting-Komponente ermöglichte Standardberichte wie Monats-, Halbjahres-, Jahresberichte, aber auch individuell flexible Berichte wie Pivot-Berichte aus Excel.
  • Neben dem Ist-Reporting wurde eine zentrale Planungsumgebung für die dezentrale Geschäftsjahresplanung in allen Standorten, Niederlassungen und Teams weltweit geschaffen. Diese unterstützt die Planung auf allen organisatorischen Ebenen für mehr als 1000 Einheiten. Inhaltlich umfasst die Planung die Ergebnisrechnung, Bilanz, Liquidität, CF sowie die Personalkosten (Lohn und Gehalt) auf Mitarbeiterebene. Die Planung selbst erfolgt nach Top-Down Vorgaben, die in mehreren Plan-Versionen im DWH abgelegt werden.

Erzielte Ergebnisse

Die aufgebaute BI-Lösung ermöglicht einen reibungslosen Betrieb und ein Performance-Management, in dem Berichtswesen und Planung auf Knopfdruck erstellt werden. Der Aufwand innerhalb der Controlling-Prozesse wurde deutlich reduziert. Für die Geschäftsjahresplanung wurde bspw. der zeitliche Vorlauf um über 50 % reduziert.

Auch ermöglicht die BI-Anwendung ein zuverlässiges, konsistentes Controlling, das vorher aufgrund der heterogenen Vorsysteme nicht automatisiert und nur mit viel manuellem Aufwand möglich war.

 

Verwendete Technologie

  • MS SQL-Server, SSIS, SSAS, Oracle,
  • datev, SAP Fi/CO, navision, dynamics, Rex HR
  • Bissantz Deltamaster, MIS Alea
  • MSOffice, Excel
  • Datenqualität verbessern 80%
  • Reaktionszeit verkürzen 50%
  • Fehlerquote senken 75%
  • Wertbeitrag steigern 60%

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